Administrative Assistant, External Affairs

Summary

Position Title

Administrative Assistant, External Affairs

Department

External Affairs

状态

Full Time/Exempt

Job Summary

对外事务办公室负责监督大学发展、市场营销和传播， 政府关系，社区参与和领导参与杰克逊维尔的努力 University. 对外事务办公室负责发展、塑造和监督沟通， 联系，并参与校园内外，以提高大学的声誉， drive revenue and advance its mission and vision. The administrative assistant is 负责对外事务办公室的日常工作效率 lead team members. This position manages the administrative needs of the senior vice 支持总裁和外部执行董事的行政管理需求 事务. 行政助理是所有外部人员的联络点 consititients who engage with the Office of External Affairs. A candidate who is professional, engaging and personable will thrive in this role. This position reports to the chief 负责对外事务，并将在团队中发挥关键作用. 

 

Jacksonville University

杰克逊维尔大学通过创新、科学探究、 创造跨越多个行业的经济机会和增长. 作为佛罗里达州东北部首屈一指的私立高等教育机构，杰克逊维尔 该校最近庆祝了连续四年进入前25名 percent of regional universities on U.S. 新闻 & World Report’s prestigious list of 最好的大学，以及一致认可的最佳价值和军事友好 学校. 杰克逊维尔大学成立于1934年，提供100多个专业、辅修、 和专业，包括护理、商业、海洋科学、工程、 金融学、心理学，以及航空等高度专业化领域的专业， 沟通科学和障碍，电影，动画和医疗保健管理. 近年来，该大学已扩大到包括五个学院，十一个学院 4个研究所，与世界一流大学建立了近500个合作伙伴关系 companies, healthcare providers, and community organizations. Every day, Jacksonville 大学坚定不移地致力于改善学生的生活， our state, and the world forever. This is a pivotal moment in the University’s history. 早在2022年，杰克逊维尔大学开设了法学院并开始就职 在市中心的杰克逊维尔大学上课，填补了法律教育中急需的空白 作为20多年来佛罗里达州开设的第一所新法学院. Later in the 同年，杰克逊维尔大学宣布成立一所四年制医学院 with Lake Erie College of Osteopathic Medicine. The medical 学校 is supported by 长期临床协议与该地区的卓越医疗服务提供者，包括 浸信会健康，弗拉格勒健康+，adventhehealth, HCA佛罗里达纪念医院，布鲁克斯 Rehabilitation, and others. The inaugural class of students is expected to begin in 2026年，在认证程序和医学院的建设之后 该建筑将成为新建的医疗中心的核心. 杰克逊维尔大学校长蒂姆·科斯特(Tim Cost)庆祝了他为联合国服务10周年 University this February. Under President Cost’s leadership, the University has enjoyed an era of unparalleled success and growth. The 成本 helped build the University into 这是杰克逊维尔和阿灵顿社区价值4亿美元的经济引擎 calls home. 增长，以及总统对伙伴关系的积极态度 帮助吸引了5亿多美元的私人投资和发展 Arlington. 

Supervisory Responsibilities

• 监督高级副总裁的日程安排和行政需要.
• 支持行政对外事务主任的行政需要 对外事务总监和区域内的其他领导.
• Manages the day to day of the office.
• Serves at the point of contact for the External Affairs Office. 

Duties/Responsibilities

• Budget tracking and invoice submission
• Travel coordination and booking
• Mailing and print needs for the External Affairs team
• Purchase card management and monthly submission
• 根据需要进行活动管理，包括沟通支持，物流预订，餐饮， and day of coordination
• 外事会议的准备和后勤工作，包括议程，客人体验， 等.
• Presentation preparations for SVP and Chief of 工作人员 as needed
• 协调并及时完成高级副总裁要求的所有审批工作
• 为高级副总裁和其他已确定的团队成员提供行动输入和联系报告
• 办公室运作，供应，邮件提取和外部的一般组织 Affairs team
• Management of the External Affairs website
• 不断更新对外事务资料和对外文件
• Adhoc reporting on a weekly, monthly and yearly basis as assigned
• 根据需要为大学发展和营销与传播办公室提供支持
• 确保所有区域的组织结构图和球体图得到更新
• Supports the onboarding process of new members to the team
• Other duties as assigned

Required Skills/Abilities

• Microsoft Suite efficient – Excel, Word, Powerpoint, Outlook
• 优秀的书面和口头沟通能力是必不可少的.
• High attention to detail.
• Ability to multi-task in a fast-paced working environment
• Outstanding project management skills.
• Excellent time management and organizational skills.
• 精力充沛，能与各种各样的人打交道.
• Ability to attend and/or travel for University events.

Education, Certificates, Licenses, & Experience

• Bachelor’s Degree required
• 至少3年逐步负责的行政工作经验; fundraising, communications, or external facing divisions.
• 有支持机构筹款部门的经验者优先考虑. 

Physical Requirements

• 必须能够举起和携带重达20磅的设备和物资.
• Must be able to bend, stoop, and reach.
• 灵巧的手能有效地操作电脑键盘和其他商业机器.
• 有足够的听力，能进行有效的面对面和电话沟通.

Important Note

这不是所有责任、职责和/或所需技能的详尽清单 for this position. 大学保留修改及更改责任的权利 to meet organizational needs.

To 应用

有兴趣的申请人被要求提交一份简历、求职信和简历副本 list of references along with a completed JU application to Mary Anne Jolly at mjolly@ripleylittleleague.com.